وقتی از مدیری پرسیده می‌شود که چرا پیش از رخدادی فاجعه‌بار که موجب از دست رفتن داده‌های بسیاری می‌گردد، بک آپ گیری انجام نمی‌دهد، وی بهانه‌های زیادی می‌آورد. اما برای هر بهانه‌ای که در این مورد آورده می‌شود، پاسخ و راه‌حل‌هایی نیز وجود دارد. در این مقاله لیستی از دلایل متداول برای انجام ندادن پشتیبان گیری از داده مطرح می‌شود و پس از آن گفته می‌شود که چرا باید فارغ از این دلایل، پشتیبان‌گیری را انجام داد.
1. حساس بودن داده‌های کاربر
قابل درک است که اگر فرد روی پروژه‌ا‌ی بسیار حساس، در صنایع مالی، دولتی یا حتی نظامی کار کند، هر چه بیشتر هوشیار و محتاط باشد، بهتر است و بدترین راه برای نشت اطلاعات، پشتیبان‌گیری ناامن است. بااینحال، این بهانه‌ی خوبی برای عدم پشتیبان‌گیری نیست، زیرا امروزه برای پشتیبان‌گیری شیوه‌های بسیاری (علاوه بر قرار دادن یک Hard Drive در گاوصندوق) وجود دارد. امروزه، بسیاری از خدمات پشتیبان‌گیریِ آنلاین، رمزگذاری بالای 256 بیتی را برای فایل‌ها ارائه می‌دهند که برای عبور از آن به 50 سوپررایانه نیاز است که باید به اندازه‌ی 1051×3 سال به داده حمله نمایند؛ این خدمات همچنین Tunneling ایمن 128 بیتی را برای تحویل فایل‌ها ارائه می‌دهند.
2. حجیم بودن داده ها
در دهه‌ی 1990، فلاپی‌های سه‌ونیم اینچی که 3.1mb حافظه برای ذخیره‌ی هر داده‌ای داشتند، گزینه‌ی پشتیبان‌گیری محبوب همه‌ی افراد بودند. در دنیای امروز، داده برمبنای ترابایت اندازه‌گیری می‌شود که معادل سیصد هزار فلاپی دیسک است و این باعث می‌شود گزینه‌های Storage قدیمی غیرواقعی به نظر برسند. بااینحال، امروز خدمات پشتیبان گیری آنلاین، Storage نامحدودی را به ازای کسری از هزینه‌های پیشین ارائه می‌دهند؛ با ده دلار در ماه، می‌توان پشتیبان‌گیری از هرچقدر داده که مورد نیاز است را تهیه نمود.
3. عدم دسترسی به اینترنت
مزیت‌های راهکارهای آنلاین پشتیبان‌گیری داده بر هیچکس پوشیده نیست؛ اما تمام این راهکارها وابسته به این هستند که سیستم کاربر دسترسی دائمی به اینترنت داشته باشد. اما در صورت عدم دسترسی به اینترنت چگونه می‌توان جلوی از دست رفتن داده‌های حیاتی را گرفت؟ نباید اجازه داد این مسئله تبدیل به بهانه‌ای شود و باید برای پشتیبان گیری از داده‌های حیاتی، به روش‌های قدیمی مانند سرورهای Local که نسخهی پشتیبانی تهیه می‌کنند تا از خرابی داده پیشگیری شود، یا فلش درایوهای USB روی آورد.
4. کمبود زمان پشتیبان‌گیری
طبیعتا، وقتی مقدار داده‌ها زیاد باشد، ممکن است در مورد مدت زمان یا میزان نیروی لازم برای پشتیبان‌گیری از داده، نگرانی‌هایی ایجاد گردد. در سال 2018، یک رایانه‌ی معمولی می‌توانست هر 17 دقیقه 500 گیگابایت را بک آپ گیری نماید. جالب توجه است که Bottleneck پشتیبان‌گیری داده، اتصال اینترنتی نیست، البته قدرت یک شبکه‌ی بی‌سیم می‌تواند به طور قابل‌توجهی روی سرعت تاثیر بگذارد و پیشنهاد می‌شود از اتصالات سیمی استفاده شود؛ اما سرعت Hard Drive است که نقش Bottleneck را ایفا می‌کند. Hard Driveهای قدیمی‌تر به دلیل سرعت خواندن و نوشتن پایین، در انتقال فایل‌ها محدودتر هستند و بهتر است که پشتیبان‌گیری آن‌ها شبانه انجام شود. اما SSDها یا همان Solid State Driveهای مدرن، بسیار سریع‌تر خواهند بود.
اگر کاربر بخواهد به صورت آنلاین از Cloud بک آپ گیری کند، اکثر سرویس‌ها، نوعی از پشتیبان گیری داده را ارائه می‌نمایند که بدون مزاحمت برای وی در پس‌زمینه کار می‌کند. این حالت، هیچ نیازی به ورودی کاربر ندارد، نیازی به کشیدن فایل‌ها نیست و کاربر فراموش نخواهد کرد که آخرین بار از چه فایلی پشتیبان گیری تهیه کرده است. کل Drive کاربر به طور خودکار در زمان خاصی از روز پشتیبان‌گیری می‌گردد.
5. پشتیبان‌گیری از نسخه‌های نهایی
بعضی از افراد می‌خواهند کارآمد عمل کنند و فقط از کار نهایی که قرار است به مشتریان تحویل داده شود و یا قدم‌های مهم در فرایند کار پشتیبان گیری نمایند؛ در نتیجه به سراغ پشتیبان‌گیری‌های روزانه یا ساعتی نمی‌روند. این ذهنیت در پشتیبان‌گیری غلط است، زیرا با اینکه ممکن است در صورتی که سیستم کاربر در بین پشتیبان‌گیری‌ها قطع شود هم داده‌ای از دست نرود، اما این امکان هم است که وی هرگز متوجه نخواهد شد که چه داده‌های نامحسوسی برای همیشه از دست رفته‌اند. درست مثل این است که ایده‌ی خارق‌العاده‌ای به ذهن فرد برسد، اما آن را یادداشت نکند. بهتر است کار را بار اول درست انجام داد، تا اینکه مجبور به انجام دوباره‌ی آن شد.
6. توجه به خرابی Storage ها
اگر کاربر تا اینجای کار قربانی یکی از این بهانه‌ها نشده باشد، باید خود را خوش‌شانس تلقی کند. اما باید توجه داشت که پشتیبان گیری داشتن از داده به معنی ایمن بودن آن نیست. تمام شیوه‌های ذخیره‌ی داده ممکن است دچار شکست شوند. کسی که از داده پشتیبان‌گیری می‌کند، باید در نظر داشته باشد که داده‌ی خود را در چه محیطی قرار داده است و می‌تواند انتظار داشته باشد که این داده چه مدت سالم بماند. در ادامه لیستی از متداول‌ترین انواع داده و زمان جایگزین کردن آن‌ها ارائه می‌گردد.
- دیسک فلاپی – 2 سال استفاده‌ی مداوم یا 15 سال تا زمانی که دیسک مغناطیسی دچار خرابی شود.
- نوارهای معناطیسی، شامل نوارهای دیجیتال – 10 سال استفاده یا 30 سال استفاده‌ی اندک.
- Hard Driveها – 2 تا 5 سال استفاده‌ی مداوم یا 30 سال در حالت خواب.
- Solid State Drive یا به اختصار SSD – 5 تا 10 سال استفاده‌ی مداوم.
- CD و DVD – 2 تا 5 سال استفاده‌ی مداوم. بله، آن‌ها کمترین طول عمر را دارند و دلیل ارزان بودنشان هم همین است.
- فلش درایوهای USB – حداکثر 10 سال، اما احتمالا پیش از اینکه داده از دست برود، گم خواهد شد! علاوه بر این، درایوهای USB مداوما در حال تغییراند و ممکن است به زودی این رابط برای همیشه از بین برود. برخی از دستگاه‌ها، به خصوص از سوی کمپانی Apple، دیگر دارای USB 2.0 استاندارد نیستند.
- وینیل رکوردها و M Diskها – مانند CD و DVD هستند، با این تفاوت که داده‌های واقعی روی سطح‌شان فشرده شده‌اند. با اینکه برای پشتیبان‌گیری از داده کاربردی مناسب نیستند، اما می‌توان صدها سال آن‌ها را حفظ نمود.
پشتیبان‌گیری از داده روی Cloud تا همیشه باقی خواهد ماند، اما باید به چندین نکته توجه داشت:
- Cloud نسبت به مشکلات کمپانی‌هایی که آن را اداره می‌کنند آسیب‌پذیر است. اگر شرکتی که فایل کاربر را Host می‌کند ورشکست شود، چه اتفاقی برای سرورهایش می‌افتد؟
- اگر دسترسی کاربر به اینترنت قطع شود چطور؟ ممکن است داده هنوز وجود داشته باشد، اما غیرقابل‌دسترسی خواهد بود.
- منسوخ شدن فرمت‌ها. ممکن است فایل کاربر وجود داشته باشد، اما هیچ برنامه یا سیستم عاملی نمانده باشد که بتواند آن را بخواند. گاهی اوقات، یک کمپانی تصمیم می‌گیرد که دیگر نرم‌افزار خود را بروزرسانی نکند، برای مثال Apple، Final Cut Pro، نرم‌افزار ویرایش فیلم خود را در سال 2007 بروزرسانی نکرد و در نتیجه فایل‌های FCP. تا چند سال دیگر منسوخ خواهند شد. در مواردی هم فایل‌ها آن‌قدر سریع منسوخ می‌شوند که جا می‌مانند، برای مثال فایل‌های Macromedia Flash در عرض یک شبانه‌روز جای خود را به html5 دادند.
