اگر کاربری در فکر این باشد که ارتباطات صوتی شغلی خود را از طریق اتصال داده یا IP انجام دهد، باید این موضوع را بداند که شرکت‌ها اکنون به دنبال یک مجموعه‌ی کامل و یکپارچه از ابزارهای ارتباطی Cloud هستند. مقاله‌ی پیش رو به سوالات کاربر در زمینه‌ی تفاوت بین فناوری VoIP و UCaaS پاسخ می‌دهد.
فناوری VoIP بهتر است یا UCaaS؟
VoIP مخفف Voice Over Internet Protocol است که ممکن است با نام‌های IP Telephony، IP Phone و یا Internet Phones نیز شناخته شود. UCaaS مخفف Unified Communication as a Service است که تحت عنوان ارتباطات یکپارچه‌ی Cloud یا Unified Cloud Communications هم شناخته می‌شود. این مقاله رویکردی است به یکپارچگی ابزار ارتباطات کسب و کار با یک پلتفرم ساده‌ی واحد، گرد هم آوردن خدمات مانند VoIP، ویدئوکنفرانس، ابزارهای همکاری، اشتراک‌گذاری فایل، پیام‌های فوری و ….
وقتی Voice-over-IP یا به اختصار فناوری VoIP در دهه‌ی هفتاد میلادی توسعه پیدا کرد، در ابتدا، یعنی در اواخر دهه‌ی نود و اوایل سال 2000 از آن برای دستیابی به کشش (Traction) به عنوان ابزاری برای تماس تلفنی تجاری استفاده می‌شد. به همین منوال، در حالیکه، جنبه‌های مختلف فناوری Unified-Communication-As-A-Service یا به اختصار UCaaS برای دهه‌ها مورد استفاده بود، گرایش به سمت استفاده از برنامه‌های Cloud برای کسب و کار تا حدی توسط غول‌های فناوری مانند شرکت آمازون و گوگل در حدود یک دهه پیش محبوبیت پیدا کرد.
پاسخ روشنی به این پرسش که آیا فناوری VoIP بهتر است یا UCaaS، وجود ندارد. بسیاری از سازمانها موارد استفاده‌ی مشخصی برای یکپارچگی ارتباطات کسب و کار خود در Cloud دارند و با انتخاب UCaaS از مزایای بیشتری بهره می‌برند ولی برخی از سازمانها نیازهایی دارند که با VoIP برآورده می‌شوند. در ادامه مطالبی درباره‌ی تفاوت بین این دو و اینکه کدام یک برای کاربر متاسب‌تر است، آمده است.
بیشتر بخوانید: بررسی تفاوت‌ها بين راهكارهاي IP Telephony و Unified Communications
فناوری VoIP چیست؟
VoIP جایگزینی برای خدمات تلفن قدیمی است که توسط یک ارائه دهنده‌ی ارتباطات تلفنی قدیمی از طریق کابل‌کشی عرضه می‌شود. در سال 2011 و در دهه‌ی گذشته یعنی سال‌های بین 2000 تا 2010 این فناوری در بین موتورهای جستجو، خرید آنلاین و قرارهای اینترنتی به عنوان سرسع‌ترین فناوری در حال رشد اعلام شد.
فناوری VoIP به عنوان یک مسیر مشترک و مناسب برای صرفه‌جویی در هزینه‌ی ارتباطات صوتی تجاری سازمانها، فناوری جدیدی نیست و روشی پر خطر برای مدیریت تماس‌های تجاری کاربر محسوب نمی‌شود. اکثریت قریب به اتفاق مشاغل که از تلفن‌های سنتی به VoIP روی آورده‌اند، در هزینه‌های کلان صرفه‌جویی می‌کنند و مرکز تماس را راحت‌تر مدیریت می‌کنند و از ویژگی‌های بیشتری بهره می‌برند.
مشاوره رایگان جهت راه‌اندازی سرویس Voip و مرکز تماس توسط کارشناسان شرکت APK – تماس با شماره ۵ ,۸۸۵۳۹۰۴۴-۰۲۱
طرز کار Business-Class VoIP
VoIP به جای استفاده از کابل‌های تلفنی که توسط شرکت تلفن نصب شده است، از طریق آداپتور مخصوصی که به ارائه دهنده‌ی خدمات اینترنت کاربر متصل می‌شود، در سایت اجرا می شود. تماس‌های VoIP با استفاده از Softphoneها یا تلفن‌های سازگار با اینترنت قابل انجام است و به طور کلی شامل ویژگی‌های پیشرفته و قابلیت جابجایی داخلی است. این خدمات می‌توانند به صورت In-House یا On-Premises مدیریت شوند یا به عنوان خدمات تلفنی مبتنی بر Cloud از طریق توافق با یک Hosted VoIP Vendor ارائه شوند.
بیشتر شرکت‌های ارائه دهنده‌ی فناوری VoIP به طور خودکار ویژگی‌های برای تماس ارائه می‌دهند که شامل انتظار مکالمه، شماره‌ی تماس گیرنده، ارسال تماس، تماس سه جانبه، پست صوتی و مسدود شدن تماس است.
موارد استفاده و مزایای فناوری VoIP
فناوری VoIP در واقع جایگزینی برای UCaaS نیست، زیرا خدمات UCaaS شامل تماس VoIP هم هست. VoIP انتخاب مناسبی برای برخی از سازمانها به ویژه شرکت‌هایی است که مزایای VoIP را با گزینه‌های خدمات تلفن قدیمی مانند شبکه‌های تلفن Publiciy-Switched مقایسه می‌کنند. برای سازمان‌هایی که به تماس تلفنی ساده‌تر و ارزان‌تر نیاز دارند، فناوری VoIP گزینه‌ی ارزشمندی بوده و مزایای زیر را داراست:
- صرفه‌جویی چشم‌گیر در هزینه‌ها، بخصوص در تماس‌های بین سازمانی، تماس با مسافت‌های طولانی و تماس بین‌المللی
- مدیریت ساده‌تر خطوط تلفن شامل توانایی سریع اضافه یا حذف کردن خطوط تلفن
- صرفه‌جویی موثر، مدیریت آسانتر مرکز تماس
- دسترسی به ویژگی‌های اضافی مانند توزیع تماس خودکار، تشخیص صدای دوطرفه و مدیریت خطوط تلفن از راه دور
- قابلیت حرکت، از جمله برنامه‌های مناسب تلفن همراه که امکان دسترسی تلفن همراه به تماس‌های تجاری و پیام‌های صوتی را فراهم می‌کند.
- امکان جابجایی از VoIP به UCaaS با یک Vendor که هر دو گزینه را ارائه می‌دهد.
- امکان تجمیع داده‌ها و دریافت خدمات تلفنی از طریق یک Vendor، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و امکان عیب‌یابی ساده‌تر
UCaaS چیست؟
ابزار دقیقی که شامل UCaaS باشد ممکن است بین سازمانها متفاوت باشد. با این حال، UCaaS با دو المان تعریف می‌شود:
- As-A-Service: برنامه‌های ارتباطات یکپارچه As-A-Service توسط یک Vendor ابزار ارتباطات Cloud، میزبانی و ارائه می‌شوند.
- تجربه‌ی کاربری: یکپارچه‌سازی ابزارهای ارتباطی منجر به ساده شدن کار برای کاربر می‌شود که یک رابط کاربری واحد و یک تجربه‌ی مداوم بین دستگاه‌ها از جمله ارسال و دریافت پیام به چندین شکل (صوتی، متن، پیام فوری، ایمیل) را از طریق یک برنامه‌ی کاربری واحد در چندین رایانه، تبلت یا تلفن همراه فراهم می‌کند.
UCaaS از طریق یک توافقنامه‌ی خدمات با Vendor Unified Communications که زیرساخت‌های لازم و پلتفرم Unified Communication را پیاده‌سازی خواهدکرد، ارائه می‌شود. اگرچه برخی از سازمانها با انتخاب پیاده‌سازی On-Premises ابزارهای Unified Communication از منابع Private Cloud استفاده می‌کنند. با این حال، پذیرش UCaaS رو به افزایش است: مثلا پروژه‌های Forbes، در آینده 80 درصد از بودجه‌های فن‌آوری اطلاعات را در مدت 15 ماه به برنامه‌ها و راهکارهای Cloud اختصاص خواهند داد.
نقش VoIP و Unified Communications در تسهیل برقراری ارتباطات در سازمانها
ویدیوهای بیشتر درباره Voip
مزایا و موارد استفاده از UCaaS
UCaaS لزوما به معنای دقیق جایگزینی برای VoIP نیست، اما تردید سازمانها عجیب نیست که آیا فقط فناوری VoIP را پیاده‌سازی کرده یا UCaaS را به طور کامل اجرا کنند. در همه موارد، UCaaS شامل IP Telephony خواهد بود. UCaaS می‌تواند جایگزینی برای ابزارهای ارتباطی یکپارچه‌ی ON-Premises و پیاده‌سازی VoIP-Only یا مجموعه‌ی غیر یکپارچه‌ای از ابزارهای ارتباطی تجاری باشد که شامل ترکیبی از برنامه‌های Cloud و نرم‌افزارهای قدیمی و Vendorهای متعدد است.
با این حال، سازمان‌هایی که بین انتخاب UCaaS و پیاده‌سازی VoIP-Only Hosted مردد هستند، ممکن است UCaaS را ترجیح دهند البته اگر نیازهایشان شامل موارد زیر باشد:
- کاهش هزینه‌ی کل مالکیت Total Cost Of Ownership یا به اختصار TCO در بین ارتباطات و ابزارهای ارتباطی Cloud
- ادغام ویژگی‌های ویدئویی مانند امکان برگزاری ویدئوکنفرانس، وب کنفرانس و Screen Sharing
- ارتباط و مدیریت ساده‌تر در چندین سایت یا موقعیت
- توسعه‌ی تداوم کسب و کار پر رونق و فرآیند مدیریت رخدادها، از جمله پخش از طریق تلفن‌های صوتی، پیام‌های فوری، متن و ایمیل.
- افزایش بهره‌وری و کاهش خطا با اغام داده‌ها در برنامه‌ها از جمله Salesforce، Office 365، Twitter و غیره
- بهبود تجربه‌ی مشتری با یکپارچه‌سازی کانال‌ها، از جمله چت، ایمیل و تلفن
- پشتیبانی از قابلیت تحرک یا انتقال به فرهنگ Bring-Your-own-Device یا به اختصار BYOD با برنامه‌های ارتباطی ساده و ایمن
مقایسه‌ی کارکرد فناوری VoIP و UCaaS
اینکه VoIP بهتر است یا UCaaS در نهایت به سازمان مورد نظر، برنامه‌ی مسیر فناوری و نیازهای ارتباطی کاربر بستگی دارد. برای برخی از مشاغل که کارمندان آنها همکاری دیجیتال و کار بسیار کمی از راه دور انجام می‌دهند، VoIP می‌توند انتخاب صحیحی برای صرفه‌جویی در هزینه، تحرک‌پذیری و ارتباطات تجاری با کیقیت و قابل اعتماد باشد.
برای سایر سازمانها مثل Montgomery College که باید زمینه‌های مستحکمی را برای همکاری چند سایت، قابلیت تحرک برای کارمندان و تغییر سریع فناوری ایجاد کنند، شکی نیست که UCaaS بهترین انتخاب است. اگر کاربر هنوز به طور کامل مطمئن نیست که VoIP را انتخاب کند یا UCaaS، بهتر است سوالات زیر را در نظر بگیرد:
-
آیا کاربر به ارتباطات ویدئویی نیاز دارد؟
یکی از محبوب‌ترین ویژگی‌های UCaaS که ارتباطات ویدئویی است در VoIP وجود ندارد. داده‌ها حاکی از آن است که تصویر ویدئویی به عنوان ابزار ارتباطی مشترک دارای مزایایی است. 93 درصد از ارتباطات غیرکلامی است، بنابراین ویدئو می‌تواند سوء ارتباط کمتری را به عنوان مقیاس کسب و کار کاربر با تیم‌های جهانی بوجود آورد. مشاغل با استفاده از ویدئوکنفرانس، 30 درصد کمتر برای سفرهای کاری هزینه می‌کنند، در حالی که 66 درصد از نامزدهای شغلی وقتی قادر به انجام مصاحبه‌های ویدئویی به جای تماس‌های تلفنی هستند، رضایت بیشتری را از کسی که ممکن است در آینده کارفرمای آنها باشد، نشان می‌دهند.
برای بسیاری از شرکت‌ها، هنگام انتخاب بین VoIP یا UCaaS داشتن امکانات ویدئویی بسیار مهم است. کنفرانس ویدئویی، امکان برگزاری جلسات تعاملی، به اشتراک‌گذاری صفحات و ارتباط با مشتری را فراهم می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا در زمان ضبط، مشکلات خود را برطرف کنند.
بیشتر بخوانید: ارزیابی پروتکل‌های انتقال صدا بر روی بستر شبکه (VoIP)
-
آیا کاربر در نظر دارد ارتباطات چندرسانه‌ای قابل تغییر یا منعطفی را برقرار کند؟
مشتریان ممکن است هنوز ترجیح دهند از طریق چت کردن یا فرستادن ایمیل با مرکز تماس یک شرکت ارتباط برقرار کنند که البته این فرصتی است برای کارمندان جدیدی که تمایلی به تماس صوتی ندارند. در بین صاحبان تلفن‌های هزاره (Millennial) که فرستادن پیام، متن و رسانه‌های اجتماعی را ترجیح می‌دهند، این تلفن پنجمین برنامه‌ی پرکاربرد است.
ارتباطات یکپارچه به کارمندان این امکان را می‌دهد تا با هر روشی که راحت‌تر و مناسب‌تر است، خواه به صورت چت، پیام صوتی یا پیام متنی، ارتباط برقرار کنند. بهترین پلتفرم‌های UCaaS با یکپارچه کردن پیام‌ها در صندوق ادغام شده‌ی واحد، اطمینان حاصل می‌کنند که هیچ گونه ارتباط تجاری در این زمینه از دست نرود.
-
آیا کاربر نیاز به همکاری دقیق‌تر و یکپارچه دارد؟
سازمانها با کمک ابزارهایی مانند Broadsoft’s Team-One، ارزش یکپارچه‌سازی مدیریت پروژه و ابزارهای مدیریت وظایف خود را با پلتفرم‌های ارتباطی به خوبی درک می‌کنند. از طریق یک مرکز دستیابی به تلفن همراه، کارمندان می‌توانند اسناد را به اشتراک بگذارند، در ویرایش همزمان اسناد مشارکت کرده، پیشرفت کار را دنبال کنند و تقویم‌ها و بارهای کاری را به اشتراک بگذارند.
بهترین پلتفرم‌های UCaaS با برنامه‌های مدیریت اسناد و بهره‌وری که سازمان قبلا از آن استفاده می‌کرده، ادغام می‌شوند. نمایندگان مرکز به لطف Data Population از طریق ادغام با Salesforce یا CRM دیگری می‌توانند فورا محتوا‌ی مورد نیاز خود را هنگام تماس با مشتری پیدا کنند. همچنین، کارمندان می‌توانند هنگام همکاری در Team Hub از ابزارهای صفحات گسترده (Spreadsheet) مانند Excel استفاده کنند. برای سازمان‌هایی که تیم‌های جهانی، پروژه‌های پیچیده و یا برنامه‌های مختلف زیادی دارند، UCaaS می‌تواند بهره‌وری بیشتری داشته باشد.
-
کاربر به چه نوع قابلیت تغییری نیاز دارد؟
VoIP و UCaaS هر دو نسبت به گزینه‌های دیگر انعطاف‌پذیرتر هستند. هرچند UCaaS انعطاف‌پذیری گسترده‌ای را در خدمات ارائه می‌دهد، به خصوص اگر کاربر با Vendorهایی که Port Connection اختصاصی به Cloud Exchange را ارائه می‌دهند، همکاری کند. با استفاده از VoIP، شرکت می‌تواند خطوط تلفن را به سرعت اضافه یا کم کند و ویژگی‌های بیشتری را بر اساس نیاز به کارمندان خاص ارائه دهد. با استفاده از UCaaS و Cloud Exchange شرکت کاربر می‌تواند به سرعت به خدمات وسیعی از بازار گسترده‌ی Partner Cloud Vendorها از جمله برنامه‌های Cloud، زیرساخت‌های On-Demand و Cloud Backup دسترسی پیدا کند.
-
آیا کاربر به امنیت مستحکم‌تر و عیب‌یابی هوشمندتر نیاز دارد؟
ضرب‌المثل آشپز که دو تا شد، آش یا شور می‌شود یا بی‌نمک، در مورد IT صدق می‌کند. هنگامی که با شبکه‌ای پیچیده که پر از ترکیبی از Vendorها و راهکارهاست، تشخیص مشکل، وقت‌گیر است. ولی UCaaS سازمانها را قادر می‌سازد تا با یک Vendor واحد که دارای عیب‌یابی دقیق‌تر است ارتباط برقرار کنند. برنامه‌های Hosted Cloud Vendor می‌توانند نگهداری فعال و بروزرسانی‌ها را انجام داده و بر کیفیت نظارت کنند.
ساخت نوع صحیح سوییچ برای ابزارهای ارتباطات Cloud
اگر کسی بگوید که بین VoIP و UCaaS باید یکی را انتخاب کنید، مطمئنا می‌خواهد محصولش را بفروشد پس انتخاب یکی از اینها احتمالا بهترین راهکار ارتباطی سازمانی نیست. سوالی که نباید پرسیده شود این است: VoIP یا UCaaS؟ کسب و کار کاربر امروز نیاز به برنامه‌های ارتباطات Cloud و نحوه‌ی همکاری با یک Vendor دارد، که بتواند برنامه‌ی فناوری و اهداف رو به رشد کاربر را طی چند سال آینده پشتیبانی کند.
خوشبختانه، با Vendor مناسب، دیگر نیازی نیست که کاربر یک شبه به UCaaS روی بیاورد. بلکه می‌تواند VoIP را انتخاب کند و اتصال اینترنتی فیبر نوری را نصب کند تا بلافاصله در مکالمات تجاری صرفه‌جویی شود و بتدریج به ابزار ارتباطی یکپارچه‌ی Cloud سوییچ کند به شکلی که تجارتی منطقی داشته باشد.
