نحوه راه‌اندازی تلفن VoIP کاربران مختلف در سازمان­ ها

اگر به دنبال بهترین راهکار تماس در سطح سازمان هستیم پیشنهاد استفاده از تلفن VoIP می باشد، اما باید توجه داشت که این سرویس به‌تنهایی کافی نیست. تلفن‌های VoIP نیز نقش بزرگی در کیفیت تماس ایفا می‌کنند. به همین دلیل در این مقاله، در مورد تلفن‌های VoIP و تکنولوژی پشت آن‌ها صحبت خواهیم کرد.

ماهیت تلفن VoIP

همه می‌دانند که تلفن VoIP با تلفن‌های قدیمی با شماره‌گیر چرخشی متفاوت است. درک این موضوع اصلاً پیچیده نیست. تلفن VoIP، تلفنی دارای تکنولوژی IP و پروتکل‌های انتقال بوده که همراه با یک سیستم تلفن VoIP یا سرویس VoIP مورداستفاده قرار می‌گیرد تا افراد بتوانند تماس بگیرند و تماس دریافت کنند. این تلفن اندازه، ظاهر و عملکردی مشابه با تلفن دسکتاپ دارد، فقط با این تفاوت که از تکنولوژی متفاوتی که با نام IP شناخته می­شود استفاده می‌کند. IP مخفف Internet Protocol است، روشی برای انتقال Packetها از طریق Local Area Network یا LAN و یا Wide Area Network یا WAN می­باشد.

این همان تکنولوژی است که توسط شبکه داده‌ها برای ارسال و دریافت اطلاعات مورداستفاده قرار می‌گیرد. عبارت VoIP نیز از همین جا می‌آید. VoIP مخفف Voice over Internet Protocol بوده و عبارتی است که در مورد ارسال تماس‌های صوتی از طریق شبکه از آن استفاده می‌گردد. حالا که می‌دانیم تلفن VoIP چیست، به نحوه‌ی کار آن می‌پردازیم.

آموزش VoIP به زبان ساده

ویدیوهای بیشتر درباره ی VOIP

جادوی درون تلفن VoIP چطور کار می‌کند؟

خیلی هیجان‌انگیز بود که می‌گفتیم جادویی پشت نحوه‌ی کار تلفن IP وجود دارد. اما نیازی به شگفت‌زده شدن نیست. تلفن VoIP در حقیقت دستگاه ساده‌ای بوده و نحوه کار تلفن VoIP این‌گونه است که صدای آنالوگ را می‌گیرد و آن را به Packetهای دیجیتال تبدیل می‌کند که روی یک شبکه منتقل می‌شوند. تلفن‌های VoIP همچنین می‌توانند Packetهای دیجیتال را به جریان صدا تبدیل کنند. برای اینکه این تبدیل انجام شود و جریان صدا منتقل شود، تلفن VoIP از مجموعه پروتکل‌های VoIP و Codecهای صدا استفاده می‌کند.

در این قسمت است که بحث کمی پیچیده می‌شود، قبل از اینکه جلوتر برویم، باید به درکی ابتدایی از پروتکل‌های VoIP و Codecها برسیم، زیرا بدون درک آن‌ها پیشروی ممکن نیست. دلیلش این است که پروتکل‌ها و Codecها نقش مهمی را در تطبیق‌پذیری سیستم و کیفیت تماس ایفا می‌کنند. بدون اینکه وارد جزئیات شویم، پروتکل VoIP مشخص می‌کند که Packet صدای شما چگونه روی یک شبکه منتقل می‌گردد. تلفن VoIP معمولاً از یک پروتکل پشتیبانی می‌کند. محبوب‌ترین پروتکل‌های VoIP عبارت‌اند از:

• SIP یا Session Initiation Protocol – SIP یک پروتکل مبتنی بر استاندارد است که توسط اکثر سیستم‌ها و سرویس‌های تلفن VoIP مورداستفاده قرار می‌گیرد.
• SCCP یا Cisco Skinny Client Control Protocol – SCCP یک پروتکل‌ اختصاصی است که توسط Call Manager متعلق به سیسکو و تلفن‌های IP سیسکو مورداستفاده قرار می‌گیرد.
• MGCP – MGCP یک پروتکل‌ VoIP قدیمی‌تر است که ممکن است با آن مواجه شویم. اما به‌طور گسترده‌‌ای مورداستفاده و پشتیبانی نیست.
• H.323 – H.323 نیز مثل MGCP یک پروتکل‌ VoIP قدیمی‌تر است که ممکن است با آن مواجه شویم، اما اکنون به‌طور گسترده مورداستفاده و پشتیبانی نیست.

Codec صدا مسئول تبدیل کردن جریان صدای آنالوگ به یک Packet دیجیتال است. Codec صدا همچنین کیفیت صدا و پهنای باند لازم برای ارسال Packet را مشخص می‌کند. تلفن VoIP معمولاً از چندین Codec صدا پشتیبانی می‌کند. متداول‌ترین Codecهای صدا عبارت‌اند از:

• GSM – 13 Kbps
• iLBC – 15 Kbps
• G.711 – 64 Kbps
• G.722 – 48/56/64 Kbps
• G.726 – 16/24/32/40 Kbps
• G.728 – 16 Kbps
• G.729 – 8 Kbps

 اگر اطمینان حاصل کنیم که سیستم تلفن VoIP و خود تلفن VoIP از پروتکل‌‌ها و Codecهای یکسانی پشتیبانی می‌کنند، مشکلی نخواهیم داشت. آیا این تلفن‌ها ویژگی‌های جذابی دارند؟ خبری از شماره‌گیرهای چرخشی نیست. خبری از طرح‌های عجیب‌وغریب نیست. شاید اینگونه به نظر برسد که تلفن VoIP کسل‌کننده است. اما اینگونه نیست. تلفن‌های VoIP چندین جزء جالب دارند که قابل‌توجه هستند.

این اجزا عبارت‌اند از:

• صفحه
• صفحه‌کلید
• هدست
• میکروفون/اسپیکر
• پورت‌های اترنت
• جک هدست
• نرم‌افزار

شاید این اجرا خیلی هیجان‌انگیز نباشند، اما باعث می‌شوند تلفن VoIP بسیار کاربردی گردد و به کاربر توانایی برقراری تماس را می‌دهد. نباید فراموش کرد که آن‌ها نقش مهمی را در کیفیت تماس VoIP نیز ایفا می‌کنند.

بیشتر بخوانید: شماره تلفن VoIP چیست و نحوه‌ی کار و راه‌اندازی آن چگونه است

تلفن‌های VoIP برای سیستم VoIP

کاربران مختلف برای استفاده از تلفن VoIP

معمولاً تنها چیزی که افراد از سیستم VoIP می‌شناسند، تلفن VoIP است. این امر باعث می‌شود که داشتن تلفن VoIP مناسب به امری بسیار مهم تبدیل شود. در شرایط ایدئال، ما می‌توانیم به‌راحتی نیازهای همه افرادی را که به سیستم VoIP نیاز دارند ارزیابی کنیم. این امر اطمینان حاصل می‌کند که تلفن VoIPی که دریافت‌ می‌کنند با نیازهایشان تطبیق داشته باشد.

اما معمولاً شرایط ما ایده ال نیست، احتمالاً کار بسیار سخت یا شاید غیرممکنی باشد که بخواهیم با تمام افرادی که از سیستم VoIP استفاده می‌کنند، مصاحبه کنیم، اما جای نگرانی ندارد. اگر نتوانیم نیازهای هر فرد را ارزیابی کنیم، می‌توانیم با قرار دادن آن‌ها در گروه‌های مختلف بر اساس نقش کاری که دارند این کار را انجام دهیم و با استفاده از اطلاعات زیر موقعیت کاری آن‌ها را شناسایی کنیم.

مدیر اجرایی

مدیران اجرایی معمولاً به چندین خط نیاز دارند تا بتوانند با تماس‌های چند جانبه، تماس‌های سه طرفه و دیگر فعالیت‌هایی که افراد زیادی در آن درگیر هستند، تطبیق پیدا کنند. ظاهر و امکانات نقش مهمی را در تعیین سطح تلفن یک مدیر اجرایی ایفا می‌کنند. باید اطمینان حاصل کنیم که تلفن VoIP ظاهر جذابی دارد و نباید مواردی مثل سایز صفحه، رنگ و اسپیکر را فراموش کنیم.

بیشتر بخوانید: مزایا و معایب VoIP به عنوان یک تکنولوژی ارتباطی قوی

مسئول پذیرش

مسئولان پذیرش یکی از پرمشغله‌ترین افراد در سازمان‌ هستند، آن‌ها کل روز پشت تلفن هستند و تماس‌های ورودی را به دپارتمان‌ها و داخلی‌های مختلف وصل می‌کنند. تلفن VoIP برای منشی باید از چندین خط پشتیبانی کند و دارای یک کنسول مدیریتی جداگانه باشد.

مدیر

در سطح مدیریتی به یک تلفن VoIP نیاز داریم که دارای قابلیت جواب دادن، ضبط، انتقال و مدیریت چندین تماس در آن واحد باشد. پشتیبانی از چند خط، کلیدهای نرم قابل‌برنامه‌ریزی و اسپیکرهای دوگانه با کیفیت بالا، ویژگی‌های مهمی برای کاربران مدیریت هستند.

دستیار

پشتیبانی از چند خط برای دستیاران نیز مثل مدیران مهم است، مخصوصاً آن‌هایی که نقش فروش یا خدمات را دارند. قابلیت اینکه فردی را پشت خط بگذاریم و در همین حال به فرد دیگری جواب دهیم، به ما این قابلیت را می‌دهد که در آن واحد چندین ارتباط برقرار کنیم.  ویژگی‌های انتقال تماس و کنفرانس تلفنی نیز مهم هستند.

انبار

ازآنجایی‌که انبار یک بخش صنعتی پرسروصدا است، یک تلفن VoIP یا کمی سطح پایین‌تر موردنیاز است. پرسنل انبار معمولاً در حال حرکت هستند و پشت یک میز نیستند که این باعث می‌شود تلفن‌های VoIP وایفای یا مبتنی بر DECT نیز گزینه‌ی مناسبی باشند.

آشپزخانه یا سالن استراحت

در یک آشپزخانه یا سالن استراحت معمولی، یک تلفن تک خط یا دوخطی مناسب است. این محیط‌ها نسبت به مواردی که بالاتر اشاره شد، کمتر شلوغ هستند. پس‌نیازی به ویژگی‌های زیاد نیست. یک تلفن VoIP ساده که به دیوار متصل باشد یا روی میز قرار گیرد، کافی است.

انواع تلفن VoIP

گاهی اوقات می‌توان بدون استفاده از ابزار درست کار را پیش برد. این امر در مورد تلفن‌های VoIP نیز صدق می‌کند. مثلاً وقتی‌که تلفن VoIP رومیزی را در یک اتاق کنفرانس قرار دهیم. بله، کار می‌کند اما ابزار درستی نیست. باید توجه داشت که تلفن‌های VoIP انواع مختلفی دارند. هر نوع از این تلفن‌ها هدف به‌خصوصی دارد و می‌توان با استفاده از آن‌ها کارهایی را انجام داد که باعث می‌شود برای یک پیاده‌سازی VoIP کامل ارزشمند باشند.

تلفن‌های VoIP رومیزی

این نوع، تلفن VoIP استاندارد در سطح کسب‌و‌کار است که از طریق اترنت به سیستم تلفن VoIP یا ارائه‌دهنده خدمات متصل می‌شود و دارای تمام ویژگی‌های اصلی است که از یک تلفن انتظار داریم.

تلفن USB

تلفن USB با استفاده از یک جک USB مستقیماً به رایانه کاربر متصل می‌شود. می‌توان از یک تلفن USB، همراه با یک برنامه کاربردی مثل اسکایپ استفاده کرد.

تلفن‌های IP بی‌سیم

تلفن‌ IP بی‌سیم، نوعی تلفن IP است که دارای یک فرستنده گیرنده وایفای یا DECT به‌صورت Built-In باشد که به یک نقطه دسترسی یا ایستگاه پایه متصل گردد. این تلفن به کاربر اجازه می‌دهد که وقتی در حال تماس است، آزادانه در خانه یا دفتر خود حرکت کند. حتی می‌توان با استفاده از Hotspot تماس‎ها را ارسال و دریافت کرد.

تلفن‌های نرم یا Softphone

تلفن نرم یک برنامه کاربردی نرم‌افزاری است که روی دسکتاپ یا لپ‌تاپ کاربر نصب می‌گردد و به وی اجازه می‌دهد که از PC خود تماس‌های تلفنی برقرار کند. تلفن‌های نرم برای کارمندان راه دور و حتی مراکز تماس بسیار عالی هستند، زیرا قیمت خیلی کمی دارند.

تلفن‌های ویدیویی

تلفن‌های ویدیویی تلفن‌های IP هستند که می‌توانند با استفاده از یک دوربین کوچک که رویشان نصب شده است تصویر ضبط کنند. تلفن‌های ویدیویی جایگزین‌های بسیار خوبی برای جلسات رودررو هستند و راهی مقرون‌به‌صرفه برای برقراری ارتباط و دیدن افراد از همه جای دنیا محسوب می‌شوند.

تلفن‌های کنفرانس

تلفن‌های کنفرانس IP مثل تلفن‌های کنفرانس آنالوگ کار می‌کنند. تلفن‌های کنفرانس IP معمولاً در دفاتر و اتاق‌های  کنفرانس بزرگ مورداستفاده قرار می‌گیرند که تماس‎های تلفنی چند جانبه در آن‌ها متداول است.

مقاله های مرتبط: