Power BI به مجموعه‌ای از سرویس‌های نرم‌افزاری، برنامه‌های کاربردی و کانکتورها اطلاق می‌شود که عملکرد آنها در راستای تبدیل منابع نامرتبط داده‌ها به اطلاعات تعاملی، منسجم و سه بعدی به لحاظ بصری، می‌باشد. با این برنامه، صرف نظر از اینکه داده‌های در دسترس، مجموعه‌ای گسترده از داده‌های ترکیبی مبتنی بر Cloud یا On-Premises باشد یا یک صفحه ساده و معمولی در اکسل، امکان اتصال کاربران به منابع داده به راحتی فراهم می‌شود، ضمن اینکه موارد مهمی را تصویرسازی یا کشف نموده و در نهایت آن را با همه یا برخی افراد مورد نظر به اشتراک می‌گذارد.
Power BI از مزایایی همچون سادگی و سرعت برخوردار بوده و دید مطلوبی از صفحات گسترده اکسل یا دیتابیس‌های Local را سریعا ایجاد می‌کند. علاوه بر اینکه این نرم افزار قدرتمند و در سطوح سازمان قابل استفاده است، دارای قابلیت مدل‌سازی گسترده، تجزیه و تحلیل Real-Time و توسعه سفارشی نیز می‌باشد. بنابراین از این تکنولوژی می‌توان به عنوان یک ابزار تصویرسازی و گزارش‌گیری شخصی استفاده نمود؛ ضمن اینکه می‌توان آنرا به عنوان موتور آنالیز و تصمیم‌گیری برای پروژه‌های گروهی، بخش‌های مختلف و یا در سراسر سازمان به کار گرفت.
Power BI شامل یک برنامه کاربردی دسکتاپ برای ویندوز تحت عنوان Power BI Desktop، یک سرویس SaaS آنلاین با نام Power BI Service و یک برنامه کاربردی سیار Power BI بر روی تلفن‌ها و تبلت‌های ویندوز و تجهیزات اندروید و iOS می‌باشد.
طراحی این سه مدل شامل دسکتاپ، سرویس و موبایل به شکلی است که امکان ایجاد، اشتراک‌گذاری و استفاده از دیدگاه‌های کسب‌وکار را به شیوه‌ای موثرتر برای کاربران فراهم مینماید.
نحوه انطباق Power BI با Roleهای مختلف کاربران
نحوه استفاده از Power BI ممکن است به Role کاربر یا سازمان در پروژه یا تیم مربوطه بستگی داشته باشد. ضمن اینکه کاربران دیگر در سایر Roleها می‌توانند به شیوه متفاوتی از آن استفاده نمایند که برای آنها مطلوب باشد. برای مثال، ممکن است در درجه اول Power BI Service استفاده گردد اما در عین حال کارکنان مالی و بازرگانی بیشتر از Power BI Desktop برای ارائه گزارشات خود استفاده می نمایند و کارمندان بخش فروش، عمدتا از برنامه‌های کاربردی Power BI Phone جهت نظارت بر عملکرد فروش استفاده نموده تا به جزئیات دقیقی در مورد فروش دست یابند. به علاوه اینکه امکان کاربرد هر یک از اجزای این نرم افزار در موارد مختلف وجود دارد که به اهداف یا Roleهای مربوط به پروژه یا عملیات بستگی دارد.
با کمک این برنامه می‌توان پیشرفت روند تهیه و تولید در داشبوردهای Real-Time در سرویس را مشاهده نمود و از Power BI Desktop برای ارائه گزارش در مورد آمار مشارکت مشتریان به تیم پروژه استفاده کرد. چگونگی استفاده از Power BI می‌تواند بر اساس ویژگی‌ها و یا سرویس‌هایی از این برنامه باشد که به عنوان بهترین ابزار، بسته به موقعیت کاربر عمل مینماید. در هر صورت به دلیل انعطاف‌پذیری این تکنولوژی، تمامی بخش‌های آن در دسترس کاربر قرار خواهند داشت.
روند کاری در Power BI
در Power BI، جریان کاری معمولا در Power BI Desktop آغاز می‌شود که در واقع همان نقطه ایجاد گزارش است، سپس این گزارش در Power BI Service ارائه شده و در نهایت به اشتراک گذاشته می‌شود تا کاربرانِ برنامه‌های کاربردی Power BI Mobile قادر به استفاده از این اطلاعات باشند. لازم به ذکر است که این روند همیشگی نیست و کاربران می‌توانند از این جریان برای یادگیری بخش‌های مختلف این نرم افزار و نحوه کنار هم قرار گرفتن آنها برای عملکرد بهتر، کمک بگیرند.
در واقع Power BI مجموعه‌ای از ابزار آنالیز کسب‌وکار جهت آنالیز داده‌ها و اشتراک‌گذاری اطلاعات می‌باشد. داشبوردهای Power BI به ارائه یک دید جامع و کامل برای کاربران می‌پردازند، ضمن اینکه شاخص‌های مهم را در یک جا جمع نموده و علاوه بر ارائه قابلیت به‌روزرسانی، در تمامی تجهیزات در دسترس می‌باشد. در واقع کاربر با یک کلیک می‌تواند داده‌های موجود در داشبورد را با استفاده از ابزارهایی ساده شناسایی نموده و در نتیجه روند یافتنِ پاسخ‌ها را تسهیل نماید. البته ایجاد داشبورد کار ساده‌ای است، بدین ترتیب که صدها اتصال به برنامه‌های کاربردی پرطرفدار در کسب‌وکار ایجاد شده و با تدوین و ساخت داشبورها از قبل، به انجام سریع امور کمک می‌شود. علاوه بر این کاربران می‌توانند با برنامه‌های Power BI Mobile از هر جایی به داده‌ها دسترسی یابند؛ ضمن اینکه این برنامه‌ها به صورت خودکار با تغییرات ایجاد شده در داده‌ها به روز می‌شوند.
این تکنولوژی به تحلیل‌گران داده‌ها این امکان را می‌دهد تا برای ارائه گزارشات و تحلیل‌ها خلاقانه عمل نمایند. Power BI Desktop یکی از ابزارهای بسیار مناسب برای ترکیب داده‌ها و تدوین گزارش است که داده‌ها را از پایگاه‌داده‌ها، فایل‌ها و وب سرویس‌های مختلف با ابزارهای بصری ترکیب مینماید تا به درک و ارتقای کیفیت داده‌ها و رفع مشکلات به صورت خودکار کمک نماید. این تکنولوژی با برخورداری از بیش از بیست Visual به صورت Built-In و مجموعه‌ای از قابلیت‌های تصویرسازی سفارشی به ایجاد گزارش‌های بسیار جذابی می‌پردازد که ارتباط بسیار مناسبی را با پیام مورد نظر برقرار می‌نمایند. با کمک Power BI Service می‌توان گزارشات را به صورت ایمن برای سازمان ارائه نمود و فرآیند Refresh نمودن داده‌ها را به صورت خودکار تنظیم کرد تا امکان دسترسی افراد به اطلاعات به روز وجود داشته باشد.
با Power BI می‌توان تمامی داده‌های سازمان را در سرویس Cloud یا On-Premise یکپارچه کرد و با استفاده از Power BI Gateway نیز می‌توان پایگاه‌های داده SQL Server، مدل‌های Analysis Services و بسیاری از منابع دیگر داده‌ها را در یک داشبورد در Power BI مرتبط و متصل نمود و اگر از قبل برنامه‌ها یا پورتال‌های گزارش‌گیری وجود داشته باشد، می‌توان گزارشات و داشبوردهای Power BI را جهت دستیابی به یک تجربه منسجم و یکپارچه وارد کرد.
