شرکت APK در راستای بهره برداری موفق از پروژه های فناوری اطلاعات سازمان ها، با استناد به تجربیات ارزنده ایی که در سالهای گذشته در پروژه های مختلف بدست آورده است استاندارها و ابزارهای مختلفی را پیاده سازی و در اختیار سازمانها قرارداده که برخی از آنها شامل سامانه های مدیریت دانش، مدیریت مستندات، مدیریت پروژه در سایه استاندارهایی مانند ITIL و PMBOK بوده که این امر موجب اجرای موفق پروژه ها و همچنین انتقال دانش مناسب به کارشناسان سازمان ها گردیده است.

همچنین از دیگر موارد اجرای موفق پروژه های فناوری اطلاعات توسط شرکت APK می توان به مطالعه دقیق و کامل سازمان و سپس ارائه راهکار، بهینه سازی و یا اجرای فناوری های مورد نیاز سازمان اشاره کرد که این خود ضامن اجرای هرچه بهتر پروژه های فناوری اطلاعات اعم از امنیت، مجازی سازی، زیرساخت و سرویس دهنده ها در سازمان ها می باشد.

در ذیل به برخی از استانداردها و ابزارهایی که در فرایند اجرای پروژه ها در اختیار سازمانها قرارداده می شود می پردازیم.

1- ساختار مدیریت خدمات مبتنی بر ITIL v4

از آنجایی که مدیریت پروژه یک اصل شناخته شده در مدیریت حوزه IT می‌باشد و از طرفی دیگر اخیرا در حوزه خدمات IT، بحث مدیریت سرویس رونق یافته است، می‌توان در پروژه های پیاده سازی و پشتیبانی خدمات IT از تلفیقی از هردو چارچوب بهره برد. APK (امن پایه ریزان کارن) نیز با توجه به فعالیت در پروژه‌های خدمات‌رسانی IT در سازمان‌ها، چارچوب‌هایPMBOK  در مدیریت پروژه و ITIL v4 در مدیریت خدمات رسانی را با هم تلفیق نموده و از استانداردهای موجود در هردو چارچوب به اقتضا بهره می جوید.

بنابر استاندارد PMBOK، فرایندهای مدیریت پروژه به 5 دسته «فرایند آغازین، فرایند برنامه ریزی، فرایند اجرا، فرایند نظارت و کنترل، و فرایند خاتمه » تقسیم می شود؛ در طرف مقابل، بنابر استاندارد ITIL، چرخه عمر سرویس شامل 5 فاز «استراتژی سرویس، طراحی سرویس، انتقال سرویس، عملیات سرویس، بهبود مستمر سرویس» می شود که از ان به منظور طراحی، پیاده سازی و پشتیبانی خدمات IT استفاده می‌شود (شکل ساختار مدیریت خدمات مبتنی بر ITIL v4).

با توجه به راهنمای PMBOK برای فرایندهای مدیریت پروژه و قیاس این فرایندها با مجموعه فرایندهای مدیریت سرویس در چارچوب ITIL v4، می توان در شکل زیر خطوط کلی تطابق این دو چارچوب را به نمایش در آورد.

ساختار مدیریت خدمات مبتنی بر ITIL V4

2- سامانه‌های مورد استفاده در فرایند اجرایی پروژه‌ها

1-2- سیستم مدیریت درخواست (Ticketing)

توجه به ساختارهای استاندارد مدیریت فناوری اطلاعات که بر اساس به‌روش‌ها (Best Practice)، تدوین شده‌اند از اصلی‌ترین دغدغه‌های مدیران و کارشناسان شرکت APK است.

از این‌رو این شرکت با انجام مطالعات گسترده و بررسی بیش از 100 سازمان که دچار چالش‌هایی در حوزه ارائه خدمات فناوری اطلاعات بوده‌اند، موفق به ارائه سیستم مدیریت درخواست بر اساس استانداردهای ITIL گردیده است.

این سامانه از ماژولی به نام (IT Service Management (ITSM استفاده می کند، تا راه حل های اصولی برای مدیریت سرویس IT سازمان ها بر مبنای استاندارد ITIL را به ارمغان بیاورد. ITSM تعدادی ابزار مدیریتی برای مدیریت درخواست ها، بحران ها، تغییرات و … را فراهم می آورد. از مزایای این سرویس می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش سطح خدمات
• کاهش زمان پاسخ دهی
• اطمینان از سطح کیفیت خدمات
• مدیریت ریسک
• شفاف سازی مراحل پاسخ دهی
• ارائه سرویس بر مبنای SLA در نظر گرفته شده
• مدیریت فرآیندها (Process management)

2-2- سامانه مدیریت پروژه (Project Management)

با توجه به تعدد و بزرگی پروژه‌های اجرایی شرکت APK در سازمان‌های مختلف و مدیریت هر چه بهتر این پروژه‌ها، راه‌اندازی سامانه مدیریت پروژه کمک شایانی به مدیران پروژه و تیم‌های آنان در تسهیل روند همکاری و تعامل فی‌مابین نموده است. این سامانه با هدف (1) بهبود بهره‌وری افراد و تیم‌ها، (2) ایجاد نقشه راه و طرح‌های قابل اعمال، (3) کارایی در اجرای برنامه ها و زمانبندی‌ها و (4) ارائه خروجی‌های با کیفیت در بودجه و برنامه زمانبندی، مجهز به ابزارهای اصلی و پیشرفته و کارکردهایی اساسی می‌باشد.

با وجود این سامانه مدیران می‌توانند به ایجاد برنامه زمانبندی و محیط‌هایی بپردازند که در ان تمامی اعضای تیم انها در اجرای پروژه صاحب اختیار و قدرت تصمیم گیری شده، خلاقیت آنها بکار گرفته شده و تمامی منابع آن‌ها بهینه می‌شود. شفافیت درتمامی سطوح هم بوسیله به اشتراک گذاشتن طرح‌ها و نقشه راه محصول با کاربران مشتری، ذینفعان و همکاران حاصل می‌شود.

در این سامانه به دلیل اینکه امکان دیدن همه چیز در یک نگاه فراهم می‌باشد، همه افراد شامل اعضای تیم و مدیران انها می‌توانند همه اطلاعات مربوط به یک وظیقه را در همان صفحه مشاهده نمایند؛ در اینصورت هر فردی می‌داند که روی چه موردی باید کار کند، چه کسانی بر روی چه کارهایی متمرکز هستند، چه کسی چه کاری انجام می‌دهد، تاریخ تحویل یک وظیفه چه زمانی است و … .

3-2- سامانه مدیریت اسناد Enterprise Document Management

در راستای یکپارچه نمودن مدیریت اسناد و محتوای تولید شده توسط کارشناسان فنی، شرکت APK اقدام به راه اندازی سامانه مدیریت اسناد نموده است. در سایه استفاده از این سامانه دیگر تمامی اسناد و محتواهایی تولید شده دیگر به سادگی، در هر زمان و هر مکان برای کلیه افراد قابل دسترس شده است؛ علاوه بر اینکه، این سامانه را می‌توان به راحتی با سایر برنامه های کاربردی مورد استفاده در یک کسب و کار یکپارچه نمود.

زمانی که سرویس های محتوایی این سامانه با سرویس های فرایندی این پلتفرم تلفیق شود، محتوا بسیار کاربردی خواهد شد و جریان انجام امور در کسب و کار بسیار تسهیل خواهد شد. در این شرایط، قرار گرفتن یک محتوا در یک بافتار یا context امکان تصمیم گیری بهتر، بهبود بازدهی، تقویت حاکمیت اطلاعات، تسهیل همکاری درون و برون‌سازمانی و امنیت بیشتر این نوع همکاری‌ها را فراهم می‌سازد.

4-2- سامانه مدیریت دانش (Knowledge Management)

ضرورت تبادل دانش و اطلاعات در فرایند اجرای یک پروژه  تا حدی است که نتیجه آن مستقیما در نتایج اجرایی پروژه تاثیرگذار خواهد بود چرا که اسنادی بهتر نوشته می شوند که در سایه کار تیمی بوده باشد؛سپس ایده‌هایی بهتر ارائه می‌شود که در سایه کار تیمی ایجاد شده باشد؛ نهایتا هم پروژه‌هایی نتایج خوبی در بر خواهد داشت که در سایه کار تیمی منسجم و یکپارچه اجرا شده باشد.

با علم به این موضوع و با هدف تعالی نتایج اجرایی پروژه‌های شرکت APK ضرورت وجود یک سامانه مدیریت دانش در مدیریت بهتر تبادل دانش بین تیم‌های اجرایی و اعضای این تیم‌ها با یکدیگر به شدت احساس شد و این شرکت پس از بررسی نرم افزارهای مختلف مدیریت دانش، اقدام به راه اندازی سامانه مدیریت دانش نمود و بدین وسیله تحولی چشمگیری در روند کار تیمی در پروژه‌ها بوجود آورد.